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A dificil arte de Planejar e manter a calma. Sempre.

Essa semana convidamos a Suzana Machado, que tem grande experiência no planejamento de complexos eventos internacionais pra falar sobre a importância do planejamento e da calma na organização de eventos. Participe. Dê sua opinião. Conte pra gente um como foi montar seu evento.

Quem trabalha com eventos sabe: imprevistos sempre podem acontecer, e acontecem
com uma frequência enorme. Faz parte do negócio e, de certa forma, é o que o torna tão
fascinante. Para minimizar as surpresas e lidar com elas da melhor forma possível, sempre
tenho em mente duas coisas: planejamento e calma. Muita calma nessa hora.
Dizer que para realizar um bom evento é preciso organização e planejamento é chover no
molhado. Isso é o básico do básico. Tudo bem que nem todas as agências e nem todos os
clientes seguem esses preceitos. Mas aí é outra história. A organização e o planejamento
minimizam os imprevistos e levam a resultados melhores, em todos os sentidos. O
planejamento de um evento é muito amplo, mas algumas coisas estão sempre no nosso
radar. Dentre elas:
- Não pense que o planejamento é uma receita de bolo. Cada evento, de qualquer porte, e
mesmo sendo uma nova edição de um evento recorrente, é um novo evento e merece toda
a atenção.
- Conheça seu cliente, seu público e seu budget. Isso é fundamental desde o briefing. E isso
é fundamental para alinhar expectativas. Expectativas desalinhadas são a maior fonte de
frustração e desentendimentos entre clientes e agências. Jogue limpo a respeito do que é
possível fazer.
- Faça checklists, pelo menos, semanalmente. Faça varreduras mentais do início ao fim do
evento, tentando prever tudo que pode ser necessário e todos os pontos críticos. Levante
o detalhe do detalhe do detalhe, sem medo de parecer paranóico. A palavra de ordem é
antecipar.
- Cerque-se de pessoas competentes, comprometidas e nas quais você possa confiar. Não
caia na armadilha do barato que sai caro.
Mas o que fazer quando, mesmo com todo o planejamento, os imprevistos acontecem? Para
mim, a primeira coisa a se fazer é respirar. Nada de perder a calma. Atitudes intempestivas
raramente têm um bom desfecho. Nos momentos críticos, então, nem se fala. A gestão
na base do grito também tem pouco a agregar. É preciso ser assertivo, mas sem dar o
famoso “show”. Na hora em que a boa vontade da equipe se faz mais necessária, deixar as
pessoas mais nervosas é um péssimo negócio. Se você se planejou bem (viu?) e sabe que
está trabalhando com pessoas sérias, que procuram, sem sombra de dúvida, fazer o melhor
possível, você estará cercado de bons aliados para resolver os pepinos. Nada de promover
uma caça às bruxas. Não é hora de apontar quem errou. É hora de resolver. Para tudo
existe um jeito, se não o perfeito, o ideal, pelo menos um satisfatório. É manter a calma,
tomar as decisões, delegar as ações e partir pra luta.

Suzana Machado
Suzana Machado é formada em Publicidade e atuou na área de Comunicação por 13 anos.
Já participou da organização de eventos como a Bienal do Livro e o TIM Festival. Hoje, está
dedicada ao seu melhor evento – seu filho Rafael, 10 meses – e exercendo seu lado B,
como tradutora, mas já pensando no próximo trampo….

tags: dicas , especialista , organização , planejando eventos